Um von K\u00fcnstlern und Fachleuten aussagekr\u00e4ftige Kostenvoranschl\u00e4ge einzuholen, muss man die Informationen bereitstellen, die es erm\u00f6glichen, ein passendes Angebot zu erstellen. Eine allgemeine Frage wie \u201cWie viel kosten Sie?\u201d f\u00fchrt selten zu vergleichbaren Antworten. Jede Veranstaltung unterscheidet sich hinsichtlich Datum, Ort, Dauer, Publikum, R\u00e4umlichkeiten und Zielen.<\/p>\n
Je klarer die Anfrage ist, desto einfacher wird es sein, passende Angebote zu erhalten, Zusatzkosten zu vermeiden und \u00e4hnliche Dienstleistungen zu vergleichen.<\/p>\n
Ein K\u00fcnstler kann keinen korrekten Kostenvoranschlag erstellen, ohne zu wissen, wo er arbeitet, f\u00fcr wie viele Personen, wie lange und unter welchen technischen Bedingungen. Ein Fotograf muss die Arbeitszeiten und Liefertermine kennen; ein Dienstleister muss die R\u00e4umlichkeiten und die Ausr\u00fcstung kennen; ein Animateur muss das Alter und die Anzahl der Kinder kennen.<\/p>\n
Besser zu schreiben bedeutet nicht, das Handwerk des Lieferanten zu kennen. Es bedeutet, ein realistisches Bild zu vermitteln.<\/p>\n
Geben Sie immer das Datum, die Gemeinde oder den Veranstaltungsort, die voraussichtlichen Zeiten, die Anzahl der G\u00e4ste und die Art der Veranstaltung an. Falls der Veranstaltungsort noch nicht feststeht, geben Sie zumindest die Gegend an.<\/p>\n
Geben Sie bitte auch die zu dokumentierenden Programmpunkte an: Zeremonie, Aperitif, Abendessen, Feier, Ansprachen, Kinder, Fotos, Video, B\u00fchne. Der Kostenvoranschlag h\u00e4ngt stark von der tats\u00e4chlichen Dauer ab.<\/p>\n
Wenn Sie ein Budget haben, hilft es, dieses anzugeben, um sinnvolle Angebote zu erhalten. Das verpflichtet den Dienstleister zwar nicht, dieses zu akzeptieren, verhindert aber Angebote, die weit au\u00dferhalb des Rahmens liegen.<\/p>\n
Beschreiben Sie den gew\u00fcnschten Stil anhand konkreter Beispiele: elegant, ungezwungen, dynamisch, zur\u00fcckhaltend, international, familienfreundlich, gesch\u00e4ftlich. Vage Formulierungen f\u00fchren zu vagen Kostenvoranschl\u00e4gen.<\/p>\n
Wenn ihr Fotos vom Veranstaltungsort, einen vorl\u00e4ufigen Ablaufplan oder technische Hinweise habt, teilt diese bitte mit. Bei Veranstaltungen im Freien gebt bitte Informationen zu Schlechtwetterpl\u00e4nen, Stromversorgung, Zug\u00e4ngen und Lautst\u00e4rkebeschr\u00e4nkungen an.<\/p>\n
Bei Fotos und Videos geben Sie bitte die gew\u00fcnschten Lieferbedingungen an. Bei Musik und Unterhaltung nennen Sie bitte das Repertoire, die wichtigsten Momente und die Vorgaben des Veranstaltungsortes.<\/p>\n
Schauen Sie nicht nur auf den Gesamtpreis. Vergleichen Sie Dauer, beteiligte Personen, enthaltenes Material, Anfahrt, Betreuung, Extras, Lieferzeiten und Konditionen. Ein h\u00f6heres Angebot kann Posten enthalten, die anderswo nicht enthalten sind.<\/p>\n
Wenn zwei Kostenvoranschl\u00e4ge nicht miteinander vergleichbar sind, bitten Sie um weitere Erl\u00e4uterungen, bevor Sie sich entscheiden.<\/p>\n
Wenn Sie noch nicht alle Details kennen, sagen Sie es einfach. Eine ehrliche Anfrage k\u00f6nnte lauten: \u201cVeranstaltungsort wird noch zwischen Como und Varese festgelegt\u201d oder \u201cZeitpunkt des Abendessens noch zu best\u00e4tigen\u201d. Der Dienstleister kann Ihnen dann einen vorl\u00e4ufigen Kostenvoranschlag unterbreiten und erl\u00e4utern, welche Angaben erforderlich sind, um den Preis endg\u00fcltig festzulegen.<\/p>\n
Vermeiden Sie hingegen zu eng gefasste Anfragen, wenn Sie sich noch nicht wirklich entschieden haben. Wenn Sie \u201cnur nach einem Preis\u201d fragen, ohne etwas \u00fcber die Veranstaltung, das Publikum und Ihre Erwartungen zu sagen, erhalten Sie oft allgemeine Antworten, die f\u00fcr Ihre Entscheidung weniger hilfreich sind.<\/p>\n
Bei technischen Dienstleistungen geben Sie bitte Informationen zum Platzangebot und zur bereits vorhandenen Ausstattung an. Bei K\u00fcnstlern geben Sie bitte an, ob Sie Hintergrundmusik, eine Show oder eine Party w\u00fcnschen. Bei Fotografen und Videografen geben Sie bitte an, was geliefert werden soll. F\u00fcr jede Kategorie gibt es spezifische Fragen.<\/p>\n
Wenn Sie bereits ein Angebot erhalten haben, nutzen Sie es nicht nur, um andere Anbieter zu \u201cdr\u00fccken\u201d. Nutzen Sie es vielmehr, um herauszufinden, welche Posten fehlen oder unklar sind. Eine seri\u00f6se Verhandlung basiert auf Vergleichbarkeit, nicht auf Druck.<\/p>\n
Wenn Sie mehrere Fachleute anschreiben, halten Sie sich an denselben Auftrag. Wenn Sie unterschiedliche Informationen angeben, erhalten Sie unterschiedliche Angebote, und ein Vergleich ist dann kaum sinnvoll.<\/p>\n
N\u00fctzliche Informationen, die fast immer angegeben werden sollten:<\/p>\n
Es reicht nicht aus, ein perfektes Dokument zu verfassen. Man muss gen\u00fcgend Hintergrundinformationen liefern, damit der Fachmann nicht raten muss.<\/p>\n
Eine umfassende Anfrage hilft auch dabei, festzustellen, ob der Dienstleister geeignet ist. Eine Antwort, in der wichtige Informationen ausgelassen werden, die vom Thema abweicht oder Ausschl\u00fcsse nicht klarstellt, ist ein Signal, das es zu beachten gilt. Die Art und Weise, wie ein Dienstleister auf das Briefing reagiert, l\u00e4sst oft schon erkennen, wie er die Veranstaltung abwickeln wird.<\/p>\n
Eine gute Nachricht kann ganz einfach sein: \u201cFirmenveranstaltung am 12. Oktober in Lugano, ca. 120 G\u00e4ste, Aperitif und Preisverleihung, wir suchen unaufdringliche Live-Musik und ein Mikrofon f\u00fcr Reden, Zeit: 18\u201322 Uhr, Veranstaltungsort mit Tonanlage noch zu kl\u00e4ren\u201d.<\/p>\n